Votre métier exige de la rigueur. Votre secrétariat aussi.
Entre les audiences, les rendez-vous, les dossiers à préparer, les conclusions à rédiger et les échéances à respecter, les interruptions et les tâches de secrétariat fragmentent vos journées.
Ras la Paperasse accompagne les avocats et les cabinets qui souhaitent déléguer tout ou partie de leur secrétariat, sans engager une personne de plus. À distance, au cabinet ou les deux.
Votre cabinet a continué de répondre.
Un appel interrompt une rédaction, une analyse ou un rendez-vous en quelques secondes. Retrouver le même niveau de concentration prend beaucoup plus de temps.
Nous décrochons pour votre cabinet, accueillons professionnellement vos interlocuteurs, prenons leurs coordonnées et le motif de leur appel, puis vous transmettons les informations selon les consignes définies ensemble.
Votre téléphone continue de répondre. Vous, vous continuez de travailler.
« Je sais que chaque appel est pris avec professionnalisme, bienveillance et discrétion. »
J. B., avocat ★★★★★
La dictée reste pour de nombreux avocats l’une des manières les plus rapides de produire un courrier ou un document. Nous avons développé une méthode qui vous permet de nous transmettre simplement vos dictées, pour que notre équipe prépare vos documents.
Pas de matériel de dictée à acheter, pas d’installation informatique complexe : une application sur votre téléphone suffit, et nous vous accompagnons lors de sa mise en place.
Travailler pour un cabinet d’avocats implique d’avoir accès à des informations confidentielles, à des données personnelles et parfois à des documents particulièrement sensibles. Pour nous, la confidentialité ne se résume pas à une phrase dans des conditions générales : elle fait partie du cadre de la collaboration.
Une charte de confidentialité encadre la collaboration dès son commencement.
Notre parc informatique et nos accès sont organisés pour protéger les informations auxquelles nous accédons.
Nous travaillons uniquement avec les accès et informations nécessaires à la mission confiée.
Nos solutions technologiques sont choisies en tenant compte de la protection et de la confidentialité des données.
Les cabinets d’avocats travaillent chaque jour avec une quantité importante de pièces et de documents, sous format papier comme numérique. Imprimer, préparer les pièces d’un dossier, les mettre dans le bon ordre, les scanner, les enregistrer, les classer ou les transmettre représente un travail considérable.
Ce sont souvent des dizaines de petites manipulations de quelques minutes… qui finissent par occuper plusieurs heures. Lorsque la mission le nécessite, nous venons travailler directement dans votre cabinet, en complément du travail réalisé depuis nos bureaux.
Nous pouvons également intervenir dans le fonctionnement quotidien de votre cabinet.
Préparation des dossiers et des pièces, impression, mise en ordre, numérisation, classement, enregistrement et transmission.
Suivi des documents attendus auprès des bénéficiaires et relances pour réunir les éléments nécessaires à leur demande.
Préparation et établissement des factures selon votre organisation, suivi des paiements et relances.
Suivi des mails, agendas, rendez-vous, informations à transmettre et tâches de secrétariat du quotidien.
Un client anglophone, une pièce en néerlandais, un correspondant italien : nous travaillons en anglais, en néerlandais et en italien en interne. Pour les autres langues et les traductions officielles, nous nous appuyons sur Mea Lingua, notre département linguistique.
Sophie Martin, notre gérante, est traductrice jurée en français, anglais et italien.
Collaborer avec un secrétariat externalisé ne devrait pas vous obliger à revoir toute l’organisation de votre cabinet. Lorsque vous nous donnez les accès nécessaires, nous travaillons directement dans vos outils et logiciels professionnels.
Vous ne devez pas adapter votre cabinet à Ras la Paperasse. Nous nous adaptons à votre cabinet.
En tant qu’avocat, je suis particulièrement attentif à la qualité de l’accueil réservé à mes clients. Grâce à Ras la Paperasse, je sais que chaque appel est pris avec professionnalisme, bienveillance et discrétion. Mes clients obtiennent rapidement une réponse, les informations me sont transmises de manière précise et je gagne un temps considérable.
Pour la préparation des pièces, la numérisation, le classement, les dossiers papier ou les missions qui nécessitent une présence physique.
Pour la permanence téléphonique, les dictées et toutes les missions qui peuvent être suivies efficacement à distance.
Pour combiner une présence au cabinet avec un suivi régulier depuis nos bureaux.
Nous définissons ensemble l’organisation la plus efficace pour votre cabinet. Et toujours une deuxième secrétaire formée à votre dossier : vos appels et vos dictées ne s’arrêtent pas pendant les congés.
Vous n’avez pas besoin d’externaliser l’ensemble de votre secrétariat. La collaboration peut commencer par un besoin précis : votre permanence téléphonique, vos dictées, quelques heures de gestion documentaire au cabinet ou le suivi d’une partie de vos dossiers.
Nous apprenons progressivement à connaître votre manière de travailler, vos habitudes et vos exigences. Et lorsque vos besoins évoluent, notre intervention évolue avec eux.
Votre première étape : un diagnostic gratuit, pour identifier ce qui vous interrompt et ce que vous pourriez déléguer dès maintenant.
Expliquez-nous comment fonctionne votre cabinet et ce qui vous interrompt, vous ralentit ou vous prend aujourd’hui trop de temps. Nous verrons ensemble ce que Ras la Paperasse peut prendre en charge.
